14:21В последние несколько лет большинство российских компаний постепенно отказывается от работы с бумажными документами. Сегодня гораздо проще работать с документами в цифровом виде. Они представляют собой набор данных, сохраненных на ПК. Для поиска необходимого электронного документа можно использовать его атрибуты – наименование, автора, дату создания и т.д.
Для работы с электронными документами принято использовать специальную программу документооборота СЭД. Она обеспечивает организацию работы с электронной документацией и взаимодействие между персоналом компании. Система электронного документооборота необходима компаниям, которые хотят повысить скорость согласования документов, сократить объем бумажной документации и обеспечить выполнение все выданных поручений. К тому же такая система гарантирует возможность быстрого нахождения необходимых документов.
Плюсы СЭД
Если рассматривать основные преимущества системы электронного документооборота, то стоит акцентировать внимание на:
- прозрачности проводимых бизнес-процессов;
- повышении исполнительской дисциплины;
- снижении трудозатрат как сотрудников, так и руководителей;
- возможности обеспечения конфиденциальности данных;
- выполнении требований стандартов ИСО 9000;
- возможности беспроблемного внедрения инноваций и обучения новичков;
- развитие корпоративной культуры;
- появление дополнительных конкурентных преимуществ.
Функции СЭД
Внедрение данной системы позволяет рассчитывать на автоматизацию кадрового делопроизводства. СЭД дает возможность вести учет и грамотно управлять кадрами. В подобных системах все сведения хранятся в структурированном виде, что существенно улучшает процесс управления персоналом.
СЭД также необходима для ведения учета финансовых документов: накладных, счетов, актов и т.д. Внедрение подобной системы особенно актуально при работе с большим количеством документов.
Электронный документооборот также позволяет анализировать и моделировать бизнес-процессы. Для этого используются различные отчеты и выполняется интеграция СЭД с системами моделирования.
Как внедрить СЭД
Процесс внедрения системы электронного документооборота является многоэтапным. Сначала необходимо позаботиться о подборе персонала, который будет заниматься данным вопросом. Далее исследуется деятельность компании. После этого настраивается и адаптируется подобранная система. На последнем этапе внедрения необходимо позаботиться об обучении персонала, который будет работать с СЭД.
